مهام وواجبات وكيل المدرسة

وكيل المدرسة هو الساعد الأيمن لمدير المدرسة ويمكن إجمال مهامه على النحو التالي :
1. المشاركة في تنفيذ السياسة العامة للمدرسة.
2. المشاركة في مجلس إدارة المدرسة.
3. المشاركة في الإشراف على سير العمل بالمدرسة.
4. توزيع الاختصاصات على العاملين في المدرسة , والمعاونة في الشئون الإدارية والفنية على النحو التالية:

شؤون الموظفين :
1. تنظيم السجل الخاص بأحوال الموظفين وتعبئة كل الخانات من جميع الموظفين.
2. المشاركة في إعداد الجدول الدراسي.
3. توزيع حصص الانتظار على معلمي المدرسة في حالة غياب أحد المعلمين.
4. الإشراف على الإحصائيات الشهرية المرسلة إلى إدارة التعليم والمتعلقة بالمعلمين والطلاب.
5. تنظيم البريد الوارد والصادر من وإلى المدرسة وتسجيله في السجلات الخاصة به وحفظه في الملفات الإدارية المخصصة له مع أخذ تواقيع العاملين على التعاميم المهمة.
6. الإشراف على أعمال الموظفين الإداريين وتوزيع العمل بين المستخدمين والعمال.
7. الإشراف على جدول الحصص اليومي والأنشطة والنظافة والنظام العام للمدرسة.
8. الإشراف على متابعة النشاط غير الصفي داخل المدرسة والإشراف العام للمدرسة.
9. الإشراف على النواحي المالية لجماعات النشاط المدرسي.

شؤون الطلاب :
1. حث جميع الطلاب على أداء الصلاة جماعة بأسلوب مرن يحبب العبادة إلى النفوس.
2. فحص طلبات الطلاب المستجدين قبل قبولهم بالمدرسة لمعرفة مطابقتها للشروط.
3. توزيع الطلاب على الصفوف الدراسية مع مراعة الفروق الفردية بينهم وإعداد قوائم بأسماء طلبة كل صف دراسي.
4. تسجيل الطلاب وتطبيق شروط القيد ( مستجد-مرفع-معيد-منقول )
5. متابعة مواظبة الطلاب ومعرفة حالات التسرب والانقطاع عن المدرسة.
6. تحويل الطلاب للوحدة الصحية المدرسية في حالة الضرورة والسماح للبعض بالخروج أثناء اليوم وعند الضرورة فقط.
7. العمل على إعداد سجل خاص يحتوي على عناوين طلاب المدرسة وأولياء أمورهم وأرقام هواتفهم للرجوع لها عند الحاجة.
8. التعقيب على الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحالات الغياب اليومية واستدعاء ولي الأمر في حالة تكرار الغياب بصورة ملفتة للنظر.
9. المشاركة في استقبال أولياء أمور الطلاب وتعريفهم بمستويات أبنائهم وإحالة بعض الحالات على مدير المدرسة إذا لزم الأمر.
10. تلقي مشكلات الطلاب.

الشؤون الفنية :
1. يمكن لمدير المدرسة إنابة وكيله في حضور بعض الحصص مع معلمي المدرسة في مجال تخصصه لمعرفة مستوى الطلاب وطريقة المدرس في الصف وتعامله مع الطلاب , ويقدم تقريرا لمدير المدرسة بشأن ذلك.
2. ضرورة قيام وكيل بالتدريس في المرحلة الابتدائية.
3. في حالة غياب مدير المدرسة بعذر شرعي ينوب الوكيل عنه في رئاسة مجلس المعلمين والآباء والقيام بجميع أعماله.

شؤون الاختبارات:
1. العمل على مشاركة مدير المدرسة في الإعداد لاختبارات الفصل الدراسي الأول والثاني.
2. متابعة دفاتر أعمال السنة وتطبيق اللوائح والتعليمات المنظمة لذلك.
3. الإشراف العام مع مدير المدرسة على سير الاختبارات المدرسية.
4. إعداد الجدول الخاص بالملاحظة اليومية للاختبارات المدرسية.
5. إدخال جميع الدرجات للاختبارات الشهرية والفصلية في الحاسب الآلي.
6. الاحتفاظ بكشوف درجات المواد الدراسية وأوراق الإجابة وكراسات النتيجة لكل فصل دراسي.

أعمال ونشاطات وواجبات وكيل المدرسة
الأعمال اليومية:
1. إدارة المدرسة في حالة تأخر أو غياب المدرسة.
2 العمل على تنفيذ توجيهات مدير المدرسة.
3. متابعة دخول المدرسين للحصص وخصوصا بعد الفسحة والصلاة.
4. تسجيل الطلاب المستجدين و المحولين إلى المدرسة.
5. الإشراف على انتظام الطلاب في الطابور الصباحي.
6. الإشراف على دخول الطلاب إلى فصولهم بعد الفسح والصلاة.
7. متابعة الطلاب المتأخرين عن الطابور الصباحي وحصرهم.
8. الإطلاع على دفتر دوام الموظفين ومتابعة حضور المدرسين جميعا.
9. توزيع حصص الانتظار في حالة وجود مدرس متأخر أو غائب بالتنسيق مع المراقبين ..
10. متابعة الطلاب أثناء الفسح مع المراقبين .
11. أخذ ومتابعة غياب الطلاب يوميا وتسجيله بسجل الغياب اليومي والشهري مع الاتصال على أولياء أمورهم لمعرفة سبب الغياب.
12. إرسال إشعار غياب لأولياء أمور الطلاب المتغيبين ووضع سجل خاص بذلك لمن لم يتم الاتصال به .
13. المرور على الفصول وأفنية المدرسة وممراتها لملاحظة الطلاب الذين هم خارج الفصول أثناء الحصص.
14. متابعة تنفيذ البرامج الثقافية في الطابور مع مشرف الإذاعة.
15. إنهاء إجراءات الطلاب المنقولين .
16. السعي إلى تعميق الروابط بين المعلمين في المدرسة .
17. متابعة الفصول الدراسية والتأكد من وجود المعلمين بها أثناء الحصص بالتعاون مع المراقبين.
18. الإشراف على نظافة المدرسة وحث الطلاب على نظافة فصولهم والاهتمام بمحتويات المدرسة.
19. متابعة الطلاب من حيث المواظبة اليومية والاستئذان والانصراف من المدرسة.

الأعمال الشهرية:
1. عقد اجتماع مع عرفاء الفصول لتوضيح مهامهم وعلاج مشاكلهم.
2. متابعة عرفاء الفصول فيما كلفوا به.
3. وضع جدول الاختبارات نصف الفصلية مع المرشد الطلابي وبالتشاور مع الطلاب بعد تنسيقهم مع مدرس المادة.
4. التأكد من كل طالب غير سعودي يحمل إقامة سارية المفعول.
5. طباعة كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة بالتنسيق مع المشرف التعليمي.
6. تصوير كشوف متابعة درجات الواجب والمشاركة للطلاب وتوزيعها على المدرسين بالتنسيق مع المنسقين.
7. تنظيم جميع سجلات المدرسة بالتعاون مع سكرتير المدرسة.

أعمال فصلية أو سنوية:
1. مشاركة مدير المدرسة في إعداد الخطة العامة للمدرسة.
2. مشاركة مدير المدرسة في جدول الحصص الأسبوعي.
3. وضع جدول حصص الانتظار.
4. توزيع المناوبة اليومية على مدرسي المدرسة بالتعاون مع مسؤول المناوبة.
5. توزيع الطلاب المحولين على الفصول.
6. حفظ وترتيب وتنظيم ملفات الطلاب مفهرسة بالتعاون مع شؤون الطلاب.
7. توزيع الطلاب على الفصول بالشكل الذي يخدم العملية التربوية والتعليمية.
8. تنظيم كتب المقررات الدراسية داخل المستودع وتهيئتها .
9. توزيع المقررات الدراسية على الطلاب مع بداية كل فصل دراسي.
10. حصر المقررات الدراسية داخل المستودع مع بداية كل فصل دراسي.
11. مخاطبة المدارس المجاورة لتزويد المدرسة بالمقررات الناقصة.
12. حفظ جميع النماذج المستخدمة في المدرسة والاستفادة منها عند الحاجة.
13. إعداد ملف لحفظ قضايا الطلاب.
14. وضع جدول الاختبار الفصلية والدور الثاني مع المرشد الطلابي.
15. توزيع الملاحظين والمصححين والمراجعين على اللجان.
16. توزيع الطلاب على لجان الاختبارات .
17. حفظ أوراق إجابات الطلاب خلال المدة المقررة.
18. تهيئة مكان لإعلان نتائج اختبارات نهاية الفصل و العام الدراسي.
19. حفظ نتائج الاختبارات .
20. إعداد ملف لحفظ نماذج الأسئلة ونماذج الإجابة للاختبارات.
21. تعبئة الكراس الإحصائي.
22. مطالبة الطلاب المتخرجين إحضار صورة شمسية في نهاية العام , مع مطابقة المعلومات من واقع حفيظة الطالب أو الأب . والإقامة سارية المفعول لغير السعوديين.
23. إعداد ما يلزم للاختبارات.
24. توزيع أوراق استلام الإجابات على لجان الاختبارات.
25. إرسال نسخة من نماذج الأسئلة لمركز الإشراف التربوي.
26. مشاركة مدير المدرسة في الاطمئنان على سير الاختبارات.
27. إعداد سجل خاص بالطلاب لغير السعوديين.
28. إعطاء شهادات تعريف للطلاب وخطابات طلب تخفيض الخطوط السعودية.

السجلات المطلوب وكيل المدرسة متابعتها وتنظيمها:
1- سجل قيد التلاميذ
2- سجل الانتظار
3- سجل تعقيب الغياب اليومي والشهري
4- سجل الرواد
5- سجل تسليم الملفات
6- سجل الصادر
7- سجل استئذان الطلاب
8- سجل إيرادات ومصروفات المدرسة
9- سجل هواتف التلاميذ
10- سجل الاتصالات على أولياء أمور الطلاب
11- سجل التأخر الصباحي
12-سجل تحويل المعلمين للطلاب
13- سجل رصد السلوكيات للطلاب المخالفين

الملفات المطلوبة من وكيل المرحلة:
1. ملف التعاميم .
2. ملفات قضايا الطلاب وتعهداتهم.
3. ملف التقارير الطبية.
4. ملف الفواتير.