الخطوات الأولى التي يتعين على أي مدير في أي مستوى تنفيذي إتباعها لكي يكون مديراً متميزاً هي خطوات بسيطة للغاية وتعتبر من البديهيات، لكن ليس كل ما هو بديهي سهل التنفيذ.
وأول المشكلات التي تواجه أي مدير يمسك بزمام المسئوليات الإدارية للمرة الأولى أنه قد لا يعطي المسائل ذات الطابع الإداري حقها من التفكير المتأني. وهو أمر يمكن إرجاعه إلى عدم إدراك وجود هذه القضايا من الأصل، أو وجود قناعة لدى الشخص بعدم القدرة على التصرف حيالها، ومن ثم يختار البديل الأسهل وهو ترك الأمر على ما هو عليه، وإن فعل ذلك تصبح فرصته في التميز معدومة. فالتميز الإداري لا يأتي من تجنب المشاكل والتغاضي عنها والتصرف كأنها غير موجودة، بل ينبع بشكل رئيسي من الاعتراف بادئ ذي بدء بوجود قضايا ومشكلات إدارية يجب التعامل معها والتصرف معها على نحوٍ جدي، والعمل على إيجاد البدائل الممكنة التي تكفل التعامل مع هذه القضايا والمشكلات، وتسويتها بشكل جذري كيلا تعطل سير العمل، وفي هذا الصدد يتعين على المدير أن يبدأ بالتعرف على المشكلات التي تعرقل سير العمل في المنظمة التي يديرها، ومن ثم يبدأ في التفكير بشكلٍ متأنٍ في بدائل الحلول الممكنة لهذه المشكلات.
حين يشغل المرء منصباً إدارياً ما عليه أن يبدأ بالقيام بما يتوقع منه القيام به طبقاً لمسئوليات ومهام شاغل المنصب، قد تكون حديث العهد بتولي المناصب الإدارية مما يعني تزايد احتمالات ارتكاب الأخطاء. لا تخش شيئاً من احتمال الوقوع في الخطأ، فأفضل ما يتعلمه الفرد هو ما يتعلمه من التجربة والخطأ. وتولي الفرد منصباً إدارياً يعد فرصة جيدةً للفرد تفتح أمامه آفاقاً من الإبداع والتطوير، إذا ما كان راغباً في ذلك.
فلقد صارت إليه المسئولية الإدارية العليا في الإدارة التي يعمل بها، وبالتالي بإمكانه أن يشرع في تنفيذ ما يراه من تعديلات وتطويرات في سير العمل داخل الادارة التي يتولى قيادتها. سواء كانت هذه التعديلات في طريقة سير العمل داخل ادارته والإجراءات المتبعة في تنفيذ المهام، أو كانت في بيئة العمل بوجه عام. بحيث يعمل على اتخاذ ما يلزم من أجل بيئة عمل أكثر تشجيعاً على الإبداع والابتكار، وأكثر حفزاً على المبادرة والمبادأة.
القوى المعارضة للتطوير
قبل أن تشرع في إدخال التعديلات والتطويرات التي ترغب في إدخالها لابد من أن تأخذ في اعتبارك أنه يوجد في كل ادارة مجموعة من الأفراد الذين قد يعارضون التغيير ويعرقلونه، اعتقاداً منهم أن مثل هذا التغيير قد يفقدهم جزءاً من الميزات والسلطات التي يتمتعون بها في ظل الأوضاع القائمة. وفي مثل هذه الأحوال عليك أن تكون متهيئاً للتعامل مع مثل هذه النوعية من الأفراد. سواء بتحجيم دورها وقدرتها على التأثير وعرقلة التغيير، أو بإقناعها بجدوى وأهمية التطويرات، والتعديلات التي تقترحها. ومن ثم تكسب تأييدها لهذه التعديلات والتطويرات. مما يكسب هذه التعديلات والتطويرات زخماً إضافياً وقدرةً على النفاذ.
مدير ذو أوجه ثلاثة
إن الشخص الذي يتولى رئاسة أي مجموعة صغيرة من الأفراد يلعب ثلاثة أدوار متمايزة في آنٍ واحد؛ فهو الذي يقوم بمهمة التخطيط المتوسط والطويل الأمد للمهام التي يتعين على فريق العمل القيام بها، كما يحدد الموارد المطلوبة لتنفيذ هذه المهام، والمدى الزمني المتاح لتنفيذ هذه المهام، كما يضع الخطط البديلة وخطط مواجهة المواقف الطارئة.
وفي دورٍ آخر يكون المدير الشخص الوحيد الذي لديه القدرة على النفاذ إلى مصادر المعلومات والموارد والحصول على المعلومات والموارد، وواجبه هو تمليكها لفريق العمل.
وفي دورٍ ثالثٍ يتعين على المدير أن يكون مصدراً لحماية الفريق، وأن يتحمل المسئولية عن كافة المهام التي يكلف الفريق بأدائها. كما يتعين عليه أن يكون متواجداً عند تحديد هذه المهام والاتفاق على تفاصيلها، بحيث لا يتم فرض أي شروط لا تتفق وقدرات وإمكانات فريق العمل، سواء من حيث عدد أعضاء الفريق أو من حيث المدى الزمني المتاح لأداء مهمته. وفي جميع الأحوال يتعين على المدير أن يوفر الحماية لفريقه في مواجهة الآخرين ممن قد يسعون إلى تعويق العمل أو وضع العراقيل أمامه. فالتواجد الدائم للمدير يقلل من فرص وضع العراقيل والمعوقات أمام سير العمل. ليس هذا فحسب، بل إن مثل هذا التواجد يعد في حد ذاته رسالةً رادعةً إلى المُعرقِلين والمُعوِقين تحول بينهم وبين ما ينوونه.
الرؤية القيم الحيوية
تمثل الرؤية والقيم والحيوية أشياء ضرورية يجب على كل مدير أن يعمل على توصيلها بشكل جيد إلى فريقه، وأن يقدم لهم القدوة والمثل الأعلى في إدراكها والالتزام بها.
فالرؤية الواضحة تعد إحدى المزايا الرئيسية للمديرين الراغبين في التميز، وهي التي تساعد على تركيز جهود فريق العمل نحو هدف محدد، وضمان عدم تشتتهم باتجاه أهداف فرعية قد لا تتفق والرؤية الرئيسية التي يجب أن تحرك الفريق. ولذا فمن الضروري أن يقوم المدير بصياغة رؤية واضحة ومحددة لخطة عمل المؤسسة وأهدافها وما تطمح إلى تنفيذه في الأمدين المتوسط والطويل. ويجب أن تكون هذه الرؤية واضحة أمام كل فرد في فريق العمل، فوجود مثل هذه الرؤية يمثل في حد ذاته أحد عناصر التحفيز الرئيسية للفريق. كما يجب أن تتضمن هذه الرؤية عدداً من المعالم (إنجازات يجب تحقيقها، أو مدى زمنياً لبلوغ الأهداف) التي يقاس بها مدى تقدم المؤسسة نحو تحقيق أهدافها، بما يمثل عنصر تحفيز إضافي لفريق العاملين. والرؤية الجيدة هي الرؤية التي تنطوي على أهداف من الممكن تحقيقها، فأكثر ما يثبط المرء أن يسيطر عليه الشعور بأنه يسعى إلى هدف من الصعب الوصول إليه.
أما القيم فهي تتصل بضرورة وجود (ميثاق شرف) متفق عليه، وهي التي تحكم سير العمل وأداء الفريق لمهامه. وأن يتم توصيل هذه القيم إلى أعضاء الفريق والتأكيد عليها بشكل عملي ملموس وواضح للجميع. فإذا كان الالتزام بالمواعيد إحدى القيم الرئيسية المتفق عليها فليس من المنطقي أن يأتي المدير متأخراً عن مواعيد العمل التي يطلب من العاملين معه الالتزام بها، فالمدير المتميز هو الذي يأتي إلى مقر العمل مبكراً ويكون أخر من يغادره. لكي يقدم المثل والقدوة لفريقه.
أخيراً تأتي الحيوية، فالمدير يمثل أحد مصادر الحفز والإلهام لفريق المعمل، وبالتالي فبإمكان المدير أن يسهم سواء بطريقة مباشرة أو غير مباشرة، في بث روح الحيوية والنشاط في هذا الفريق، كما أن بالإمكان أيضاً على الجانب الآخر أن يصبح المدير مصدراً لتثبيط عزائم أفراد فريقه. فالمدير الذي لا يراعي الظروف الشخصية للعاملين معه ولا يلتفت إلى شكوى أحد العاملين معه يدفعه بشكل غير مباشر إلى الكسل والتراخي في أداء مهامه، طالما تولد لديه الإحساس بأنه لا أحد يستمع إلى شكواه. والمدير الذي لا يشيد بكفاءة المجدّين ويشد على أيديهم يثبط من عزائمهم ويقتل فيهم روح الاجتهاد والمثابرة.
والمدير الذي لا يتيح الفرصة كاملة أمام كل فرد لعرض رؤيته واقتراحاته لطريقة سير العمل يثبط أيضاً من عزيمة العاملين معه ويقتل فيهم روح الابتكار والمبادرة اللازمة من أجل تطوير أداء المؤسسات لمهامها. تخيل مديراً ينصت إلى شكاوى العاملين معه ويراعي ظروفهم الشخصية إلى أبعد الحدود ويشجعهم على المبادرة والمبادأة ويشيد بالمجدّين والمجتهدين، إنه بذلك يبعث روح الحيوية والنشاط في الفريق، ويحول بينهم وبين أن تسيطر عليهم مشاعر الإحباط، أو الإحساس بعدم القدرة على الإنجاز.
التخطيط و المتابعة
المراجعة و التقييم
يعد نموذج التخطيط المتابعة المراجعة (التقييم) نموذجاً مثالياً لأداء المهام الإدارية، بحيث يقوم المدير بمشاركة فريق العاملين معه بوضع الخطط التفصيلية لتنفيذ كافة المهام المكلف بها الفريق. ثم يعهد إلى الفريق بأداء هذه المهام، ويتولى هو متابعة تنفيذها بحيث يتأكد من سير العمل وفق الخطة المرسومة من حيث الالتزام بالمدى الزمني للتنفيذ وبالموارد المحددة. وبحيث يكون المدير قريباً من العمل بالمشروع بحيث يمكنه التدخل في أسرع وقت ممكن للتعامل مع أي موقف طارئ. وأخيراً بعد الانتهاء من تنفيذ المهمة المكلف بها الفريق، لابد من عقد اجتماع أو سلسلة من الاجتماعات مع فريق العمل لمراجعة أداء الفريق أثناء تنفيذ المشروع وتقييم ذلك الأداء من حيث التعرف على الإيجابيات والسلبيات التي شابت تنفيذ المشروع. ومن ثم اتخاذ الإجراءات اللازمة من أجل تلافي ظهور هذه السلبيات عند تنفيذ أي مشروعات مستقبلية.
إن العلامة الفارقة في تميز القيادة الإدارية تكمن في عدم الرضا، والسعي إلى التغيير. القيادة الإدارية الراغبة في التميز عن الوضع القائم وتبني اتجاه التغيير والعمل على إحداث ثورة إدارية وتحمل تبعات هذا الاتجاه ومواجهة كافة الصعاب التي يمكن أن تواجهه وبناء فريق العمل الكفء النشط القادر على إحداث هذا التغيير والراغب فيه بشكل جدي.
نسأل الله التوفيق والسداد للجميع . انه سميع مجيب .
نقاط هامه فعلا للوصول إلى التميز في الإداره
