مقالة مفيدة حول الرقمنة ونظم المعلومــــات الحديثــــــة فــــــي
المكتبـــــات والأرشيـــــف
منقول للفائدة – احمد يوسف حافظ
النظم الحديثة في الأرشيف
الفصل الأول
1.2 – أرشيف الألفية الثالثة والتوجه نحو النظم الرقمية
1.1.2 – مقدمة: أهمية الأرشيف في التاريخ :
عرف التاريخ الإنساني كوارث كبيرة أدت على فترات إلى دمار أجزاء هامة من التراث الوثائقي العالمي، وفي بلادنا مثلاً نعرف أن حريق مكتبة الإسكندرية بمصر القديمة دمر المخزون التراثي الهائل لذلك العصر حتى بدت الوثائق بعد الحريق وكأنها قصاصات ورق يتعذر تمييزها، وقد رمى المغول بالكتب والوثائق التاريخية في عاصمة الإمبراطورية العربية الإسلامية بغداد في النهر حتى اسودت مياه دجلة لعدة أيام. وتعاقبت الدول والأسر الحاكمة في مشرق الوطن العربي ومغربه، فكان مصير وثائق الدول القديمة التي انقضى عهدها يؤول غالباً إلى الإبادة التامة، ولم ينج منها إلا القليل وأمام هذا الخطر المستمر الذي أحاط بوثائق الدولة، كان حفظ الوثائق الرسمية للأجيال القادمة أحد الهموم الأساسية لرجال الدولة على مدى العصور ، وقد نظرت سلطات الشعوب القديمة إلى الوثائق الرسمية على أنها أحد المظاهر الهامة لهيبة الدولة وسيادتها وقوتها وسيطرتها، وحاولت من خلال هذه الوثائق تسجيل الوقائع التي تراها هامة في تاريخ دولتها، والتي تثبت مدى النفوذ الذي حققه حكامها، وفي الحضارات القديمة في بلاد الرافدين وسورية ومصر، سجل رجال الدولة أهم الوقائع التاريخية والشرائع والقوانين والمعاملات والحسابات والآداب والأساطير، وحفظوها بطريقة يسرت وصولها إلى أيدينا في العصر الحديث.
وإننا عندما ننظر إلى تاريخ بلادنا القديم نجد أن رجال الأرشيف كانوا يحتلون أفضل المواقع في الإدارة الحكومية ، وكذلك نجد أن الدول المتقدمة في عصرنا تتعامل باحترام كبير مع العمل الأرشيفي وتعطيه معناه الديناميكي المتكامل، على عكس ما هو متعارف في البلدان العربية اليوم من نظرة دونية إلى العمل الأرشيفي، حيث تتعامل معظم المؤسسات الرسمية والخاصة مع الأرشيف على أنه عمل ثانوي، وحيث يعتقد الجمهور غير المتخصص أن عمل الأرشيف يبدأ عندما تنتهي الحاجة إلى الوثائق الرسمية، ومن المؤسف أن بعض المسؤولين في بعض المؤسسات العربية يتبنون هذه النظرة، ولا يتوانون عن التأكيد بأن نقل أحد الموظفين في مؤسستهم للعمل في ميدان الأرشيف هو بمثابة عقوبة له، وإن استمرار هذا الفصل بين العمل الأرشيفي وبين العمل الحكومي اليومي، يؤدي إلى إضعاف علاقة العاملين في الأرشيف بالمؤسسات الحكومية، ويؤدي في النهاية إلى هذا الإهمال وهذه النظرة الدونية، والمشكلة الأخطر التي تنتج عن هذا الوضع هو عدم احترام المؤسسات الرسمية النصوص القانونية التي تلزمها بتسليم الوثائق عند انتهاء الحاجة إليها، بعد مدة محددة قانونياً، إلى مركز الوثائق أو دار الأرشيف .
2.1.2 ـ الأرشيف : عملية ديناميكية متكاملة :
وبالمقابل يعتمد مفهوم العمل الأرشيفي في البلدان المتقدمة على رعاية الوثائق من لحظة إنشائها في الإدارات وسائر الجهات الحكومية والعامة، ومتابعة هذه الوثائق حتى يتقرر مصيرها النهائي سواء بالحفظ الدائم أم بالإتلاف. ومن المعروف أن عمر الوثيقة ينقسم إلى ثلاثة مراحل:
1.2.1.2 ـ المرحلة الأولى : وتنطبق على الوثائق الجارية، أي المستخدمة بتواتر كبير، ويسمى الأرشيف الجاري.
2.2.1.2 ـ المرحلة الثانية : وتبدأ عندما تغلق الملفات وتنتهي معالجة القضايا المتعلقة بها فيصبح استخدام الوثائق عرضياً ويسمى الأرشيف الوسيط.
2.3.1.2 ـ المرحلة الثالثة : وتبدأ عندما تنتهي فترة الحفظ الوسيط، وعندها تزول كل حقوق المؤسسة المعنية بالتصرف بوثائقها، وتؤول هذه الوثائق إلى مراكز الأرشيف، ويتقرر حفظها بصورة دائمة أو إتلافها بعد انتهاء حاجة الإدارة إليها. ويسمى الأرشيف النهائي.
وتلتزم مراكز الأرشيف في البلدان المتقدمة بالإشراف على الوثائق في مراحلها الثلاث: النشيطة والوسيطة و الأرشيفية النهائية، في حين أن واقع عمل مراكز الأرشيف العربية ينحصر فعلياً بالمرحلة الثالثة فقط، وهي في بعض الأحيان لا تملك السيطرة الفعلية على هذه المرحلة، إذ أن بعض المؤسسات لا تلتزم بتسليم وثائقها المنتهية إلى مراكز الأرشيف.
ويتوجب على المراكز العربية للأرشيف، أن تسعى إلى تطبيق مفهوم لأرشيف المتكامل بمراحله الثلاث، وبذلك يمكن أن يرتبط عمل الأرشيف بشكل ديناميكي بالعمل اليومي للإدارة الحكومية ، ويساهم في تطوير العمل الإداري الحكومي، وتلبية رغبة المسؤولين في استرجاع المعلومات بسرعة ودون إهمال أي عنصر منها، وذلك بالاعتماد على الوثائق الرسمية الجارية والمنظمة بصورة جيدة.
وإن هذا المفهوم المتكامل للأرشيف يدعم مكانته في الدولة والمجتمع، وخاصة لدى صناع القرار الذين سيلمسون المردود الفوري للنشاط الأرشيفي في الإدارة الحكومية التي يشرفون عليها.
ولابد أن نشير إلى أن المستفيدين والباحثين وصانعي القرار، على حد سواء، يحتاجون إلى نتائج ملموسة تفيدهم في عملهم وفي أبحاثهم ودراساتهم ، وما لم تتوفر هذه النتائج الملموسة لن تتغير النظرة إلى رجل الأرشيف ، ولن تتغير صورته كموظف متخصص بالتعامل مع الوثائق القديمة التي انتهت حاجة الحكومة إليها، والتي لا يستطيع الباحثون والمستفيدون الاطلاع عليها بفعل قوانين الحفاظ على سرية المعلومات الحكومية.
ومن المهم جداً تغيير هذه النظرة إلى عمل رجل الأرشيف ، فهو المؤتمن على تاريخ الوطن وذاكرته، ولا يمكنه فعلاً الحفاظ على هذه الأمانة ما لم تمنحه الدولة والمجتمع المكانة المعنوية والسلطة القانونية الفعلية لتأدية مهمته على الوجه الأكمل، وذلك لا يمكن تحقيقه إلا باعتماد المفهوم الديناميكي المتكامل للأرشيف الذي يمنح عمل رجل الأرشيف أهمية استثنائية من خلال مشاركته في تنظيم العمل الحكومي اليومي، ومن خلال المشاركة في دعم اتخاذ القرار بما يوفره من معلومات مستقاة من الوثائق، ومن خلال المشاركة في تهيئة الشروط الملائمة من أجل تنفيذ القرار وتتبعه ومراقبة التنفيذ وصولاً إلى التقييم والمراجعة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتدارك أي تقصير أو سوء تطبيق حصل بعد اتخاذ القرار.
ولن تؤدي محاولة النهوض بالأرشيف إلى الحفاظ على تراثنا فقط، بل ستؤدي أيضاً إلى تكريس مفهوم دولة المؤسسات وإلى إعلاء هيبة الدولة، وإلى شد الجيل الجديد إلى المثل الوطنية والقومية وتعزيز انتمائه الوطني.
ويواجه الأرشيف العربي تحديات أساسية على مشارف الألفية الثالثة، أهمها تحدي إثبات موقعه المتميز في الدولة والمجتمع وترسيخ وتطبيق مفهوم الأرشيف المتكامل بمراحله الثلاث، إلا أن التحدي الأهم يبقى دون شك استيعاب التطورات التكنولوجية الجديدة في العالم وخاصة في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، واختيار المناسب من هذه التكنولوجيا لظروف عمل المراكز الأرشيفية العربية.
3.1.2 – التوجه نحو النظم الرقمية:
تتسارع وتيرة انتشار النظم الرقمية في جميع مجالات العمل والحياة الاجتماعية والثقافية، وقد بدأت مراكز الوثائق والأرشيف والمكتبات الوطنية، باستخدام النظم الرقمية على نطاق واسع.
لقد انطلقت عملية ضخمة في جميع أنحاء العالم تتمثل بإنشاء نسخ رقمية طبق الأصل عن الكتب والصور والتسجيلات التي تحفظ التراث الثقافي للبشرية. وتتيح النظم الرقمية اطلاع الباحثين على هذا التراث الثقافي من مكاتبهم ودون الاضطرار إلى الانتقال إلى المكتبات ودور الأرشيف، وعندما تكتمل هذه العملية ستبدو خدمات الإنترنت الحالية باهتة وستظهر وكأنها مجرد أعمال هواة مبتدئين ونستعرض فيما يلي بعضاً من هذه التجارب وفوائدها وفقاً لرأي المختصين:
1.3.1.2 – تجارب رائدة:
يستطيع اليوم رواد المكتبة الوطنية الفرنسية استخدام النظم الرقمية في مبنى المكتبة الوطنية الجديد في مجمع أبراج تولبياك في باريس وستكون المكتبة الوطنية جاهزة لاستقبال 22 مليون كتاب على رفوف يبلغ مجموع أطوالها 395 كيلو متراً، وتضع المكتبة تحت تصرف روادها مئات محطات العمل الحاسوبية التي تسمح بالوصول إلى 110.000 مجلد، تستوعب معظم التاريخ والثقافة الفرنسيين.
أما في لندن فتستخدم المكتبة البريطانية الأرشفة الضوئية لحفظ المخطوطات القديمة التي تعود إلى القرون الوسطى.
وفي الولايات المتحدة قامت جامعة هارفارد بتحويل 80.000 معلقة من مقتنياتها المسماة جودايكا Judaica بمعدل 1000 معلقة كل يوم، وقد قامت مكتبة الكونغرس الأمريكية بتحويل خمسة ملايين كتاب إلى الشكل الرقمي مع بداية عام 2000.
2.3.1.2 – مزايا النظم الرقمية في الأرشيف :
يرى المختصون عدة فوائد في استخدام النظم الرقمية في مجال الأرشيف ، نوجزها فيما يلي:
1.2.3.1.2 – المساعدة في الحفاظ على الوثائق النادرة والسريعة العطب من دون حجب الوصول إليها من الراغبين في دراستها، فعلى سبيل المثال تحتفظ المكتبة البريطانية في لندن بالنسخة الوحيدة لمخطوطة بيوولف Beowulf التي تعود إلى القرون الوسطى، ولم يكن مسموحاً برؤيتها إلا لقلة من الباحثين المختصين حتى قام كيرنان من جامعة كنتكي الأمريكية بتصويرها ، وكذلك قامت مكتبة دايت الوطنية في طوكيو بإنشاء 1236 نسخة رقمية لمطبوعات خشبية وملفوفات فنية تراثية لكي يستطيع الباحثون تفحصها دون المساس بالنسخ الأصلية.
2.2.3.1.2 – إظهار تفاصيل لا يمكن رؤيتها مباشرة على الوثيقة ، فمثلاً إذا عدنا إلى مثال مخطوطة بيوولف نرى أن السيد كيرنان من جامعة كنتكي قام بتصوير هذه المخطوطة بوساطة الماسح مستخدماً ثلاثة مصادر مختلفة للضوء، مبيناً بذلك تفاصيل لا ترى بالعين المجردة ، وقد نشرت هذه الصور على الإنترنت وهي ثلاث صور ، الأولى مأخوذة بعملية مسح الوثائق بالضوء العادي، والثانية بالإنارة الخلفية والثالثة بالضوء فوق البنفسجي ، وتكشف هذه الصور الثلاث تفاصيل لا تظهر على المخطوطة عندما ننظر إليها بالعين المجردة، حيث يستطيع الباحثون تفحص المخطوطة على الإنترنت بينما تبقى المخطوطة محفوظة بأمان في المكتبة البريطانية في لندن.
3.2.3.1.2 – سهولة الاسترجاع وفقاً لموضوع لوثيقة:
تصنف الوثائق ورقياً وفقاً للجهة التي وردت منها ووفقاً للتسلسل الزمني لظهورها، وبالتالي يصعب استرجاع جميع الوثائق التي تتعلق بموضوع معين، أما النسخ الرقمية فيمكن أن ترتب وفقاً للأسس المتبعة في الأرشيف الورقي، ولكن استرجاعها يمكن أن يكون وفقاً للموضوع أو للمنطقة الجغرافية أو للشخصية أو للتسلسل الزمني أو للجهة التي صدرت عنها الوثيقة ، وبالتالي تتوافر إمكانات لسهولة الاسترجاع لا تتوفر في طرق التصنيف اليدوية.
4.2.3.1.2 – سرعة الاسترجاع وسهولة الاستخدام :
عندما تحول الوثائق إلى الشكل الرقمي يمكن للمرء استرجاعها بثوانٍ بدلاً من عدة دقائق ، وكذلك يمكن لعدد من الأشخاص قراءة الوثيقة نفسها أو رؤية الصورة نفسها في الوقت نفسه ، كما أن القائمين على حفظ الوثائق سيستريحون من عملية جلب وإعادة الوثائق ، وسيتفرغون لعملية تصنيف الوثائق وفهرستها بدقة تسمح باسترجاعها بسهولة ، ومن ناحية أخرى سيسمح وجود النسخ الرقمية للوثائق للباحثين، بالاطلاع عليها عبر الإنترنت دون أن يكونوا مضطرين للحضور شخصياً إلى مقر دار الوثائق.
5.2.3.1.2 – التوفير في مكان التخزين :
لا تشغل النسخ الإلكترونية سوى حيزاً بسيطاً ، حيث تستطيع مليمترات بسيطة من قرص التخزين أن تحفظ أمتاراً من الرفوف ، فإذا علمنا أن معظم دور الوثائق تعاني من مشاكل مكان التخزين ، نجد في التحول إلى النظم الرقمية حلاً مناسباً لمشكلة ضيق مكان التخزين ولخفض كلفة التخزين، حيث يمكن حفظ الوثائق الورقية في مكان بعيد وتتاح النسخ الإلكترونية للباحثين ، ذلك أن تكلفة توسيع أبنية مراكز الوثائق والمكتبات العامة في ازدياد مستمر، فقد أنفقت جامعة كاليفورنيا في بركلي 46 مليون دولار على بناء طابق تحت أرض مكتبتها لوضع 1.5 مليون كتاب أي بتكلفة قدرها 30 دولاراً للكتاب الواحد ، وكان يمكن تخزين هذه الكتب في مكان بعيد، واستبدال الكتب بنسخها الإلكترونية حيث انخفضت تكلفة التخزين إلى دولار لكل 10000 عشرة آلاف صفحة وتتابع هذه الكلفة انخفاضها مما يجعل الإفادة من هذه المزية أعلى في المستقبل .
4.1.2 – الخيارات التقنية :
عندما تقرر أية مؤسسة استخدام النظم الرقمية فلا بد لها من دراسة الخيارات التقنية ومزايا وعيوب كل منها ، ولابد لها من الموازنة بين ثلاثة أمور : الحفاظ على الوثائق ـ التكلفة ـ سهولة الاستخدام .
أما الخيارات التقنية المتاحة فهي : المسح وتحويل الصفحة إلى صورة أو المسح مع استخدام نظام التعرف على الأحرف COR ، أو إدخال الوثيقة من جديد عن طريق لوحة المفاتيح ، أو إدخال الوثيقة وفق معيار النصوص الفائقة HTML ونورد فيما يلي جدولا للمقارنة بين الميزات والتكلفة لكل طريقة :
م التقانة المستخدمة تكلفة تحويل صفحة واحدة
للشكل الرقمي ميزات عملية التحويل
الى الشكل الرقمي
1. المسح وتحويل الوثيقة إلى صورة 0.05 – 0.10 $ – رخيصة
– صورة وليست حروف
– سريعة
– تحتاج الى سعة تخزين كبيرة
2. المسح واستخدام OCR وتصحيح الأخطاء يدوياً 0.3$ – مكلفة اكثر
– حروف قابلة للتحرير
– متوسطة السرعة
– لا تحتاج إلى سعة تخزين كبيرة
3. إدخال الوثيقة من جديد عن طريق لوحة المفاتيح 1.8$ – مكلفة جداً
– حروف قابلة للتحرير
– متوسطة السرعة
– بطيئة
– لا تحتاج إلى سعة تخزين كبيرة
4. إدخال الوثيقة وفق معيار النصوص الفائقة HTML 2.5$ – مكلفة للغاية
– حروف قابلة للتحرير.
– بطيئة جداً.
– لا تحتاج إلى سعة تخزين كبيرة.
ومن الواضح إن الطريقة الأولى هي الأنسب بالنسبة لمراكز الوثاثق ، فهي تحافظ على شكل الوثائق كما هو في شكلها الورقي مع الأختام والأرقام ، والملاحظات المكتوبة على هوامش الوثيقة ، وهي الطريقة الأرخص دون شك بالمقارنة مع الطرق الثلاث الأخرى .
غير أن عملية المسح يجب أن تترافق مع فهرسة دقيقة للوثيقة وتحديد واصفات وكلمات مفتاحية بهدف استرجاعها بصورة ملائمة موضوعياً، ذلك أن الإجراءات الداخلة في عملية الأرشفة هي كالتالي :
1.4.1.2 ـ الحصول على الوثيقة بشكلها القابل للأرشفة ثم مسحها إلكترونيا .
2.4.1.2 ـ فهرسة الوثيقة Indexing .
3.4.1.2 ـ ضغط المعلومات (حفظ الصورة بحيث لا تأخذ حيزاً كبيراً من القرص ) .
4.4.1.2 ـ الخزن في قاعدة معطيات أو في ملفات على حوامل مغنطيسية او ضوئية
5.4.1.2 ـ ضمان إمكانية الاسترجاع الآلي للوثيقة .
6.4.1.2 ـ التوزيع عبر الشبكات الحاسوبية المختلفة .
5.1.2 ـ الوسائط :
تعتمد النظم الرقمية على تحويل النص أو الصورة أو الصوت إلى شكل رقمي، ويتألف الشكل الرقمي من خانات ثنائية bit يمكن لها أن تأخذ إحدى قيمتين إما واحد 1 أو صفر 0 أما الحرف الحاسوبي أو البايت Byte فهو يتألف من ثماني خانات ثنائية وبالتالي يستطيع ترميز28 = 256 حالة، وهو يستطيع ترميز حروف اللغة المستخدمة ، أما نقل الصورة إلى الشكل الرقمي فيعتمد على ترميز كل نقطة في الصورة بعدد يعبر عن درجة السواد ، وأخيراً تحتاج الصورة الملونة إلى ثلاثة أضعاف سعة الصورة السوداء والبيضاء لأنها ترّمز الألوان الأساسية الثلاثة كل على حدة . ونورد فيما يلي أنواع حامل المعلومات الرقمي :
1.5.1.2 ـ وسائط مغناطيسية :
1.1.5.1.2 ـ الأقراص المغناطيسية اللينة Flopy disk
2.1.5.1.2 ـ الأقراص المغناطيسية الصلبة Hard disk
3.1.5.1.2 ـ الأشرطة المغناطيسية الرقمية Streamers
2.5.1.2 ـ وسائط ضوئية :
وهي التي يستخدم فيها الليزر الأحمر ومؤخراً الأزرق والأخضر ومن أنواعها :
1.2.5.1.2 ـ القرص المتراص CD-ROM :
(Compact Disk – Read Only Memory)
وهو قرص بقطر 12 سم مصنوع من مادة بلاستيكية مطلية بسطح غشاء رقيق من الألمنيوم،وقد ظهرت مؤخراً عدة طبقات ويمكن رفع سعته حتى 20 غيغا بايت وله عدة أنواع (المعطيات ـ أفلام الفيديو ـ الصور الفوتوغرافية ـ التفاعلية ) .
2.2.5.1.2 ـ قرص Worm disk :
وتتالف كلمة Worm من الأحرف الأولى من كلمات Write once – Read many ، أي القراءة عدة مرات والكتابة مرة واحدة .
وهذا النوع هو الأنسب للأرشيف لأنه عندما تدخل صورة الوثيقة لا يمكن تغييرها وإعادة الكتابة فوقها، ويكون حجمها (5.35-14 بوصة) لسعات تتراوح بين (400 ميغابايت و 5000 ميغا بايت) .
3.2.5.1.2 – القرص المغناطيسي الضوئي:
وهي أقراص قابلة للكتابة والقارئة ملايين المرات ويكون حجمها عادة 3.5 بوصة بسعة 128 ميغا بايت ، وبحجم 5.35 بوصة وسعة 500 ميغا بايت للوجه الواحد.
4.2.5.1.2 – الأشرطة الضوئية:
وهي الوسط الأضخم سعة وتعتبر من التقانات الواعدة وتستطيع أن تخزن الصور بكل سهولة، إذ أن طولها يصل إلى 180 متراً، وسعتها تعادل 1 تيرابايت أو 1000.000 ميغا بايت ، وهذه السعة يمكنها تخزين نحو مليار صفحة نصية أو 40 مليون صورة وثيقة مؤلفة من صفحة واحدة، ويمكن استخدامها في أنظمة الأرشيف.
5.2.5.1.2 – أبراج الأقراص الضوئية:
وهي نظم تحفظ فيها عدة أقراص ضوئية وإذا كانت سعة هذه الأقراص كبيرة فيمكن أن يصل حجم تخزين البرج إلى 100-200 تيرابايت أي ما يتسع لتخزين 4-8 مليار صفحة على شكل صورة، ولكن سلبية هذه الأبراج أن زمن الانتقال من قرص إلى قرص، كبير نسبياً ويتراوح بين 8 ثوانٍ و30 ثانية.
6.1.2 – التجهيزات:
تختلف تجهيزات نظام الأرشفة باختلاف حجم الوثائق والغرض المطلوب من نظام الأرشفة، ويمكن إيجاز مواصفات هذه التجهيزات فيما يلي:
1.6.1.2- نظام استثمار أرشيف محدود جاهز مبني حول حاسوب وحيد، يمكن أن يتألف من حاسوب شخصي مزود بقارئ CD-ROM مع مجموعة من الأقراص الليزرية التي تحتوي صور الأرشيف الجاهز، وتكون تكلفة مثل هذا النظام عدة آلاف دولارات فقط.
2.6.1.2 – نظام إدخال واسترجاع مزود بوسائل إدخال الوثائق النصية (الماسحات الضوئية) ووسائل استرجاعها (محطات عمل حاسوبية) وهذه الوسائل والمحيطيات مربوطة على شبكة محلية بحيث يتضمن النظام عدة محطات إدخال وعدة محطات استعراض.
1.2.6.1.2 – محطات إدخال:
تستخدم لإدخال الماسحات الضوئية، ويمكنها أن تعمل في الوقت نفسه كمحطات استرجاع.
2.2.6.1.2 – ماسحات Scaners ويمكن أن تكون ملونة أو غير ملونة وبأحجام مختلفة A4 و A3 أو أكبر.
3.2.6.1.2 – طابعة ليزرية (أبيض وأسود) أو ملونة.
4.2.6.1.2 – محطات استعراض: حواسيب شخصية تستخدم لاستعراض الوثائق المدخلة، ويمكنها أن تطبع المناسب منها.
5.2.6.1.2 – مخدم لإدارة الوثائق تخزن فيه الوثائق ويتضمن نظاماً لإدارة الشبكة ونظاماً لإدارة الوثائق واسترجاعها.
6.2.6.1.2 – برج أقراص ضوئية: يكون مرتبطاً مع مخدم إدارة الوثائق ويتضمن الأقراص الضوئية المحتوية على صور الوثائق.
وتبلغ كلفة مثل هذا النظام من بضعة آلاف الدولارات إلى أكثر من مليون دولار.
7.1.2 – البرمجيات:
تستخدم الأرشفة الضوئية عدة برمجيات لتحقيق الغرض من نظام الأرشفة وهي:
1.7.1.2 – برمجيات إدارة الشبكة والاتصالات.
2.7.1.2 – برمجيات مسح الوثائق.
3.7.1.2 – نظام استرجاع الوثائق.
4.7.1.2 – برمجيات أتمتة العمل.
5.7.1.2 – برمجيات تعرف الحروف ضوئياً OCR يمكن بواسطتها تحويل صورة الكلمات المدخلة عبر الماسح إلى رموز الحروف المشكلة لهذه الكلمات، أي أن الحاسوب يمكن أن يتعامل مع النص كما لو أنه مدخل بلوحة المفاتيح، وبالتالي يمكنه أن يبحث عن كلمة محددة أو جملة معينة، بينما لا يستطيع الحاسب أن يبحث عن كلمة معينة ضمن صورة الوثيقة.
ويمكن للنظام أن يستخدم هذه البرمجيات كلها أو أن يستخدم بعضاً منها ويستبعد البعض الآخر، وفقاً لاحتياجات العمل.
8.1.2 – استخدام الأرشفة الضوئية كنظام للعمل:
من أهم مهام مراكز الوثائق الحفاظ على الوثائق في مراحلها النشطة والوسيطة والنهائية، وبالطبع المقصود هنا الوثائق الورقية، ولكن كثير من المؤسسات تستخدم اليوم نظماً رقمية متكاملة تتضمن الأرشفة الضوئية، فمثلاً تعمل المصارف بأنظمة رقمية حيث تتضمن إمكانية أرشفة الوثائق والصكوك والشيكات الورقية التي تدخل إلى النظام بعد مسحها بالماسحات الضوئية ويجري التحقق من التوقيع الموجود على الشيك عبر مقارنته مع توقيع الزبون المخزن في النظام، ثم يجري العمل باستخدام نظم تدفق العمل Work flow الذي ينظم سير العمل من موظف إلى آخر، كما تستخدم مؤسسات أخرى رسمية مثل الوزارات هذه الأنظمة الرقمية، فنحن نعرف مثلاً أن وزارات هامة مثل وزارات الدفاع والخارجية في البلدان المتقدمة تستخدم الأنظمة الرقمية، ولا تطبع ورقياً إلا جزءاً من الوثائق المتداولة إلكترونياً، مما يجعل أصول الوثائق الرسمية متوفرة بأكملها بالشكل الرقمي، بينما لا تشكل الوثائق الورقية سوى جزءاً من مجموع الوثائق.
إن هذا الواقع الجديد يجعل من مهمة الأرشيف الوطني في كل بلد مهمة معقدة فهو مسؤول عن الوثائق الورقية القديمة ، ولكنه مضطر للتعامل مع الوثائق في المرحلة النشطة والوسيطة إلكترونياً، وبالتالي سيقوم بالحفاظ عليها عندما تصل إلى المرحلة النهائية بشكلها الإلكتروني ،غير أن الحفاظ على الوثائق بشكلها الإلكتروني ليس عملية سهلة فالوثائق لكي تظهر على الحاسب تستخدم أنظمة متعددة: نظام تشغيل الحاسب، نظام إدارة الشبكة، نظام معالجة الكلمات، وهذه الأنظمة متطورة باستمرار فإذا افترضنا أن إحدى الإدارات حفظت وثائقها على حاسب معين يعمل وفق نظام تشغيل محدد ثم أرادت استرجاعها بعد خمسين سنة فإنها ستواجه مشكلة إعادة إحياء البيئة الحاسوبية التي ولدت هذه الوثائق، فمع التبدل السريع لنظم التشغيل والمعالجة تصبح الوثيقة بحاجة إلى نقل معطياتها من النظام القديم إلى النظام الأحدث باستمرار للحفاظ عليها بشكل قابل للاسترجاع والتخزين في الوسائط الحديثة المتطورة باستمرار، تماماً كما كان يفعل النساخ في العصور القديمة للحفاظ على الكتب من عوامل الزمن.
ففي أرشيف المستقبل، إذا توانت إحدى المؤسسات عن نقل وثائقها غير المتداولة إلى النظم الأحدث فإنها ستجد نفسها بعد خمسين سنة أو أقل من ذلك،مضطرة للبحث عن حجر رشيد جديد لفك رموز هذه الوثائق المنسية ، وبالتالي ستكون هذه المؤسسات مضطرة دائماً إلى تحديث مخزونها وذلك بما يشابه عمل النساخ في العصور القديمة.وإحدى المشكلات الهامة التي يواجهها الأرشيف الرقمي هو أن الوثيقة الورقية يمكن الاطلاع عليها ومشاهدتها دون أي وسيط، بينما نحتاج دائماً إلى جهاز للاطلاع على الوثيقة الإلكترونية ، وقد حاولت الشركات المنتجة للتجهيزات المساهمة في حل هذه المشكلة من خلال اختراع جهاز مخصص للقراءة، وقد تم اختراع جهاز قراءة إلكتروني بحجم كتاب الجيب الصغير ويتراوح وزنه بين 280 غرام و 1 كيلو غرام ويستطيع تخزين بين 4000 إلى 100.000 صفحة حاوية صوراً وهذا ما يعادل أربعين كتاب جيب وبعد تخزين الوثائق تتم القراءة باستخدام مفتاحين لقلب الصفحة إلى الأمام وإلى الخلف أو التأشير إلى أيقونات ظاهرة على الشاشة وذلك تبعاً لنوع الجهاز ويتراوح سعر هذه الكتب الإلكترونية بين 200 و 500 دولار،والمشكلة الأكبر هنا أن بعض معايير التنضيد لا يمكن تحويلها إلى غيرها دون فقدان بعض المعلومات، على الأقل التنسيق الأصلي وشكل الهوامش في الوثيقة، ولذلك يسعى المختصون اليوم إلى توحيد معايير التنضيد بين الأنظمة المختلفة للتغلب على هذه المشكلة ، كما تشير بعض الدراسات إلى أن عمر الوثيقة الرقمية لا يتجاوز 30 عاماً وفي الحقيقة لا يوجد ما يؤكد مثل هذه التوقعات وعلى العكس يمكن للأقراص أن تعمر أكثر من ذلك بكثير.
ولعل العمل في أرشيف المستقبل إلكترونياً سيسهل عمل مراكز الوثائق التي ستستطيع بسهولة أن تتابع الوثائق الرسمية في جميع مراحلها، طالما أنها على اتصال مستمر بجميع المؤسسات المعنية بها.
9.1.2 – أرشيف الإنترنت:
تتجه كثير من المؤسسات في عصرنا إلى التوسع في استخدام الإنترنت ونشر معلوماتها الأساسية عليها، غير أن بعض المؤسسات بدأت أيضاً باستخدام الإنترنت كوسيط للتخاطب مع الموظفين ومع فروع المؤسسة ومع الزبائن والمصارف والشركاء والموزعين والمزودين والمعلنين، مما يجعل معظم نشاط المؤسسة الفعلي موجوداً بالفعل على الإنترنت، وقد ساعدت البرمجيات المكتبية الحديثة على تحويل عمل الموظف في المكتب إلى جزء من مخزون الإنترنت، ولا يقتصر ذلك على الشركات الخاصة، فطريقة العمل هذه بدأت تدخل المؤسسات الرسمية من أوسع الأبواب، ولا يستثني من ذلك بعض أهم الوزارات وأكثرها خوفاً على أسرارها مثل وزارة الدفاع الأمريكية.
ولقد انتقلت حملة الانتخابات الرئاسية الأمريكية لأول مرة من الصحافة والإذاعة إلى التلفزيون عام 1960، وشهدت انتخابات عام 1996 استثماراً جيداً لشبكة الإنترنت، إلا أن عام 2022 سيشهد نقلاً حياً بالصوت والصورة لحملة الانتخابات الرئاسية الأمريكية، ولقد ضاعت بعض أجزاء هامة من حملة عام 1996 على الإنترنت دون أن يسجلها أحد.
واليوم نشاهد أول محاولة جادة لإنشاء أرشيف للإنترنت من خلال عمل مجموعة صغيرة من المختصين في جامعة كاليفورنيا، حيث عملوا مع بداية عام 1998 على تتبع الوثائق الموجودة على الإنترنت وأنشأوا نسخ عنها على حاسب جامعة كاليفورنيا، واستطاعوا تجميع أكثر من 2 تيرابايت (2 تريليون حرف) من الملفات النصية أو الصوتية أو من الصور المنشورة على الإنترنت ، وللمقارنة فإن مكتبة الكونغرس لا تحتوي أكثر من 20 تريليون حرف.
وإن استخدام الإنترنت في البلدان العربية سيشهد تطورات مماثلة في بعض المؤسسات العربية خلال خمس سنوات أو عشر سنوات، إلا أن هذا التوجه مهما كان بعيداً فإنه سيصل في النهاية ، ذلك أن بعض الدول العربية بدأت منذ اليوم بتطبيق مفهوم ( الحكومة الإلكترونية ) كما في ‘عمان ودبي والكويت ، وعلى دور الأرشيف العربية أن تحضر من الآن لمواجهة احتمالات المستقبل، وعليها أن تبني أبحاثاً جديدة تحدد فيها معايير الأرشيف في الألفية الثالثة ومعايير السرية وطرق إتاحة الوثيقة وحقوق استرجاعها، وإذا لم نفعل ذلك من الآن نكون كمن يجلس مفكراً فوق سكة الحديد مطمئناً إلى أن القطار ما يزال بعيداً.
مراجع الفصل الأول من الباب الثاني
1- د. حمادة رياض/ الثورة الجديدة في عالم الكتب: من الكتاب الإلكتروني إلى
الورق الإلكتروني.- مجلة المعلوماتي؛ ع:84؛ دمشق: تشرين أول1999.
2- د. الرمضاني فرقد/الوثيقة بين الماضي والحاضر والمستقبل.- محاضرات ندوة
المعلومات الرابعة؛مركز المعلومات القومي؛دمشق:14-19/10/1997.
3- سكري خلود/العمل عن بعد؛مجلة المعلوماتي؛ع:84؛دمشق:تشرين أول1999.
4- كال. B / الحفاظ على الإنترنت.-مجلة العلوم؛ع:119؛مارس /آذار 1998.
5- ليسك. M /توجه نحو الرقمية .- مجلة العلوم؛ع:119؛الكويت :مارس/آذار
1998.
6- د.مراياتي محمد/الأرشيف الإلكتروني وتحديات القرن الحادي والعشرين
محاضرات ندوة المعلومات الرابعة؛مركز المعلومات القومي؛ دمشق:14-
19/10/1997.
.gif "sez25"){kind=icon}
….gif "sez20"){kind=icon}
.gif "sez54"){kind=icon}
والله يجعلو في ميزان حسناتك 
